ترجمه تخصصی ریسک ها و فرصت های پروژه

ریسک ها و فرصت های پروژه

ریسک به عنوان مواجهه با پیامدهای عدم قطعیت تعریف می شود. در حوزه پروژه، احتمال وقوع اتفاقی که بر اهداف تاثیر بگذارد، وجود دارد و شامل احتمال زیان یا سود، انحراف از یک نتجه مطلوب یا برنامه ریزی شده، عواقب عدم قطعیت مربوط به اتخاذ یک اقدام خاص است.

مدیریت ریسک پروژه عمدتا بر روی پیامدهای منفی عدم قطعیت متمرکز است و فصول اول این کتاب نیز بر همین موضوع تاکید دارد. با این حال، فرصت ها شامل پیامدهای مثبتی است که ممکن است در یک پروژه اهمیت داشته باشد و بتواند مزایای اضافی ارائه کرده و نتایج پروژه را بهبود بخشد. به عنوان مثال، تغییرات در شرایط خارجی اغلب فرصت ها و همچنین مشکلاتی را به وجود آورده و توانایی تشخیص فرصت ها و پاسخگویی سریع به آن ها از طریق مدیریت دقیق و تحقق مزایای مربوطه از اهمیت بالایی برخوردار است.

سفارش ترجمه تخصصی مدیریت

 

برخی افراد و سازمان ها به تفکر درباره مدیریت ریسک صرفا از نظر نتایج منفی عدم قطعیت می پردازند، در حالی که همین فرایند می تواند به منظور بررسی فرصت ها نیز مورد استفاده قرار گیرد. برخی محققان معتقدند که همه برنامه های پروژه با خوش بینی زیاد شروع می شود، اما عدم قطعیت قابل توجه در این پروژه ها می تواند باعث بروز ریسک های گردد. برخی دیگر از محققان ممکن است ارزش بررسی فرصت ها را بدانند، اما بر استفاده از فرایند جداگانه ای برای انجام آن اصرار ورزند.

هر مورد باید بر اساس شایستگی آن مورد بررسی قرار گیرد، اما قطعا در نظر گرفتن این مساله که آیا یک برنامه با فرصت های مناسبی همراه است یا خیر، از اهمیت بالایی برخوردار است. در صورتی که ارزش بررسی فرصت ها را بدانیم، آن ها را با فعالیت مدیریت ریسک ادغام کرده و به عنوان شیوه ای برای دستیابی به یک فرایند مقرون به صرفه و نتایج بهتر پروژه استفاده می کنیم.

تعریف ریسک گسترده تر از ریسک است. فرایند مدیریت ریسک می تواند این تعریف گسترده تر را در برگیرد و یک رویکرد اساسی مشابه به منظور مدیریت پیامدهای نامطلوب عدم قطعیت مورد استفاده قرار گیرد. با بلوغ پروژه، فرایندهای با تمرکز بالا مانند مدیریت ارزش یا مهندسی ارزش اغلب بر شناسایی و بهره برداری از فرصت ها تاثیر گذار خواهد بود. در مراحل اولیه پروژه ها، هنگامی که مسائل استراتژیک از اهمیت حیاتی برخوردارند، محدوده سرمایه گذاری بر روی فرصت ها از طریق یک فرایند صریح ممکن است قابل توجه باشد. در این مرحله اولیه، فرایند ذکر شده در اینجا برای مدیریت ریسک یک ابزار موثر برای بررسی مدیریت فرصت است.

ایجاد زمینه

هنگام در نظر گرفتن فرصت ها، مرحله فرایند مدیریت ریسک برای همه ریسک ها مشابه است و در بسیاری موارد مشابه با موارد ذکر شده در فصل 2 است. معیارها در این رابطه مشابه هم هستند، اما تمرکز بر روی بهبود نتایج به جای به حداقل رساندن اثرات مضر خواهد بود.

سفارش ترجمه تخصصی مدیریت

عناصر کلیدی مورد استفاده به منظور ساخت فرایند ممکن است نیازمند تنظیم مدیریت فرصت در برخی پروژه ها باشد. به دلیل این که تفکر درباره فرصت ها اغلب نیازمند فرایند تفکر متفاوت از فکر کردن درباره ریسک ها است، عناصر کلیدی ممکن است نیازمند سازماندهی برای تشویق ایجاد یک چارچوب ذهنی مولد جهت شناسایی و ارزیابی فرصت ها باشد. به طور خاص، در مراحل اولیه پروژه، عناصر کلیدی برای فرصت ها ممکن است نیازمند تاکید بر ابعاد استراتژیک مهم پروژه تاحدی بیشتر از ریسک ها باشد.

شناسایی فرصت ها

فرایند شناسایی فرصت ها مشابه با فرایند مورد استفاده برای شناسایی ریسک ها است که در فصل 3 شرح داده شد. در این مطالعه، ما یک رویکرد طوفان مغزی سازمان یافته را ترجیح داده ایم، اما کارگاه های آموزشی در رابطه با فرصت باید به دقت برگزار شده و اغلب متفاوت از کارگاه های آموزشی است که تنها بر روی ریسک ها متمرکز هستند.

اعضای تیم های پروژه معمولا آشنایی کمی با تفکر درباره فرصت نسبت به تفکر درباره ریسک ها دارند و این فرایند باید از دیدگاه های ذهنی مختلف بررسی شود و در صورت نیاز کارگاه های آموزشی برای کسب نتایج موثر و کارامد برگزار شود. به طور خاص، تمرکز استراتژیک ذکر شده در بخش قبلی اغلب باید هنگام بررسی فرصت ها مورد تاکید قرار گیرد. بررسی ریسک و فرصت ها می تواند اهمیت بالایی داشته باشد و ارائه نمونه هایی از انواع موضوعات در این رابطه نیز مهم است.

در برخی موارد، فرایند شناسایی ریسک های پروژه و اقدامات درمانی مربوطه نیز منجر به شناسایی فرصت ها خواهد شد. به عنوان مثال، حل موفق یک ریسک خاص ممکن است فرصت های قابل توجهی را برای پروژه ایجاد کند. کارگاه آموزشی و جلسات طوفان فکری باید به اندازه ای انعطاف پذیر باشد که امکان ایجاد فرصت را فراهم سازد.

آنالیز فرصت ها

هنگامی که مدیریت ریسک بر روی پیامدهای منفی ریسک ها متمرکز است، مقیاس های پیامد منعکس کننده زیان ها یا نتایج نامطلوبی است که ممکن است به وجود آید. رویکرد مدیریت ریسک می تواند جهت شناسایی و اولویت بندی فرصت ها (یا ریسک های مثبت) با تغییر کم آنالیز مورد استفاده قرار گیرد، اما مقیاس های پیامد باید تنظیم گردد.

ساده ترین رویکرد هنگام در نظر گرفتن فرصت ها (بدون اثرات منفی)، استفاده از مقیاس پیامد مشابه با مقیاس برای آنالیز ریسک، اما تنها با نتایج مثبت است، یک مثال در این رابطه در جدول 11.1 ذکر شده است. همانند هر مقیاس از این نوع، اندازه گیری های مورد استفاده باید بیانگر اهداف، نیازها و ماهیت سازمان و ویژگی های پروژه باشد که در طول فاز راه اندازی شناسایی شده اند (فصل 2).

جدول 11.2 نمونه بیشتری از مقیاس های مربوط به فرصت ها و ریسک ها را نشان می دهد. در این مثال، کلمات برای اثرات مثبت و منفی مشابه هم هستند. این مساله در همه موارد به ویژه در صورتی که مقیاس ها با اندازه گیری های متفاوت برای هر معیار مورد نظر تفکیک شوند، ضروری نیست (مشابه برخی جداول رتبه بندی پیامد در فصل 4). ممکن است امکان استفاده از مقیاس های تصویر آینه برای اندازه گیری های معیار در واحدهای پولی وجود داشته باشد، اما حتی در آن صورت ارزش یک سود ویژه مالی برای پروژه ممکن است متعادل نباشد و سطح مشابهی از ضرر مالی ایجاد شود که در اکثر موارد سود منفی تخصیص بودجه با زیان یک میلیون دلاری به طور مطلق بیشتر از سود یک میلیون دلاری است. معیار امنیت می تواند بسیار دشوار باشد، هر چند که ممکن است امکان اندازه گیری مزایای امنیت از نظر کاهش هزینه ها برای بیمه جبران خسارت کارکنان و موارد مشابه را فراهم سازد.

سفارش ترجمه تخصصی مدیریت

هنگام در نظر گرفتن فرصت ها، مقیاس احتمال نباید تغییر کند، چون این مساله باعث شده که نتایج مفیدی حاصل گردد. در واقع، استفاده از مقیاس های مختلف احتمال برای فرصت ها و ریسک هایی ممکن است باعث ایجاد سردرگمی شده و اثربخشی کار را کاهش دهد.

ماتریس آنالیز فرصت کیفی می تواند به منظور ترکیب احتمال و رتبه بندی نتایج جهت تعیین سطح فرصت استفاده شود. به عنوان مثال، شکل 11.1 ماتریس اولویت های فرصت و ریسک را نشان می دهد. این ماتریس تقریبا مشابه با ماتریس تنظیم اولویت بوده که در فصل 4 برای ریسک ها نشان داده شده است. هنگامی که ریسک ها و فرصت ها با هم در نظر گرفته می شوند، یک مقیاس دو جهته از پیامدها ممکن است مفید باشد، که A - نشان دهنده ریسک فاجعه بار و A+ نشان دهنده فرصت برجسته است. ماتریس آنالیز ممکن است به گونه ای که در شکل 11.2 نشان داده شده، تنظیم شود.

در فرم توسعه یافته ماتریس فرصت نیازی به ایجاد تناسب بین ریسک و فرصت ها نیست. ریسک ها و فرصت های انفرادی می تواند بر روی یک نمودار به منظور نشان دادن اولویت های نسبی آن ها ترسیم شود. شکل 11.3 مثالی را نشان می دهد که در آن مقیای پیامد افقی در محدوده A- (نتیجه منفی فاجعه بار) تا A+ (نتیجه مفید برجسته) بوده و احتمالات بر روی مقیاس احتمال عمودی از E (نادر) تا A (تقریبا قطعی) نشان داده شده است.

جدول 11.2: مقیاس های رتبه بندی تاثیر برای ریسک ها و فرصت ها

رتبه بندی	ریسک ها	فرصت ها
A	فاجعه بار: اکثر معیارها ممکن است به دست نیاید.	برجسته: اکثر معیارها ممکن است به صورت قابل توجهی افزایش یابد.
B	عمده: اکثر معیارها تهدید شده و یا حاصل نمی گردد.	عمده: اکثر معیارها ممکن است بهبود یابد و یا به میزان قابل توجهی افزایش یابد.
C	متوسط: برخی معیارها تحت تاثیر قرار می گیرد.	متوسط: برخی معیارها بهبود می یابد.
D	اندک: به راحتی درمان می شود	اندک: برخی مزایا
E	ناچیز: تاثیر بسیار کم	ناچیز: مزایای بسیار کم

 

جدول 11.1: مثالی از توصیف دقیق عواقب مثبت

سطح	توصیف کننده	توصیف
A	برجسته	اعتبار بسیار بالا، سود مالی بزرگ
B	عمده	افزایش اعتبار، سود مالی بالا
C	متوسط	دستاوردهایی از نظر اعتبار ، سود مالی بالا
D	جزیی	پیشرفت اندک در تصویر شرکت، سود مالی جزیی
E	بی اهمیت	فواید اندک، سود مالی پایین